Signature électronique et gestion des contrats
Cas pratique détaillé : Une entreprise doit faire signer de nombreux contrats et accords, ce qui ralentit les processus quand les signatures sont recueillies manuellement. Avec l’automatisation, les documents sont envoyés automatiquement pour signature électronique via une plateforme dédiée (DocuSign, Adobe Sign…) et les contrats signés sont classés dans un dossier centralisé.
Impact : Accélération des cycles de signature, réduction des délais pour finaliser les accords et amélioration de la traçabilité des documents signés.
Génération et envoi automatique des factures clients
Cas pratique détaillé : Une entreprise émet des factures récurrentes à ses clients. Un système automatisé génère ces factures à partir des données du CRM ou ERP, les envoie directement aux clients par email, et enregistre numériquement les factures envoyées ou reçues dans les dossiers appropriés de l’entreprise.
Impact : Gain de temps considérable pour les équipes, réduction des retards d’envoi et amélioration de l’expérience client grâce à des processus fiables et ponctuels.
Traitement automatisé des factures fournisseurs
Cas pratique détaillé : Une entreprise reçoit un volume important de factures fournisseurs au format numérique et papier. L’automatisation permet d’extraire automatiquement les données clés (montant, date, fournisseur) via un système d’OCR (reconnaissance optique de caractères), de les intégrer dans le logiciel comptable, et de valider les paiements après vérification des données.
Impact : Réduction des erreurs de saisie, traitement plus rapide des factures et amélioration de la gestion de trésorerie grâce à des processus fluides et fiables.
Classement et archivage automatisé des documents
Cas pratique détaillé : Une entreprise doit conserver un grand nombre de documents administratifs (factures, contrats, relevés). Un outil d’automatisation trie ces documents par type, les classe automatiquement dans des dossiers spécifiques sur le cloud ou un serveur local, et gère leur archivage en respectant les délais légaux de conservation.
Impact : Réduction du temps passé à organiser et rechercher des documents, amélioration de la conformité réglementaire et meilleure accessibilité aux informations
Gestion des rappels et suivi des paiements
Cas pratique détaillé : Les équipes de facturation doivent souvent suivre les paiements en retard et relancer les clients. Un système automatisé identifie les factures impayées, envoie des rappels par email ou SMS aux clients concernés, et notifie les équipes des paiements reçus ou des retards persistants.
Impact : Amélioration du taux de recouvrement, réduction du temps consacré aux relances manuelles et suivi plus efficace des flux financiers.
Suivi De La Performance Des Projets (Secteur : Gestion De Projets/Construction)
Cas pratique détaillé : Les chefs de projet reçoivent des rapports en temps réel consolidant le coût des matières premières, le temps passé par les équipes, et les revenus générés par chaque projet. Ces rapports sont accessibles via un tableau de bord unique.
Impact : Prise de décision éclairée et ajustements rapides pour maximiser la rentabilité.
Gestion Des Documents Contractuels (Secteur : Juridique)
Cas pratique détaillé : Un cabinet juridique utilise une solution d’automatisation pour rédiger, réviser et envoyer des contrats. Les documents sont signés électroniquement et archivés automatiquement.
Impact : Réduction des délais, conformité garantie, et gain de temps pour les avocats.
Automatisation Des Process, Du Devis À L'encaissement
Cas pratique détaillé : Un process rapide du devis à l’encaissement est essentiel pour toute entreprise.
Un besoin de générer et d’envoyer les devis automatiquement, ils sont suivis après validation, d’une commande, d’une facturation, puis d’un paiement.
Impact : L’automatisation rationalise et simplifie ce processus de facturation.
